各区县市住房和城乡建设局，常德经济技术开发区建设管理局，柳叶湖旅游度假区开发建设局，西湖、西洞庭住房和城乡建设局，市住建局桃花源分局，有关建筑业企业：

    为进一步规范我市建设工程电子文件归档与电子档案移交管理，推进我市城建档案电子化工作，结合本市实际，制订《常德市城建电子档案归档与移交管理规定》，现予印发，请遵照执行。

    附件：常德市城建电子档案归档与移交管理规定

常德市住房和城乡建设局

2019年1月14日

常德市城建电子档案归档与移交管理规定 

第一章  总则

    第一条 为规范全市建设工程电子文件归档与电子档案移交工作，确保电子文件和电子档案的真实性、完整性，推进我市城建档案电子化，建立城建档案数据库，开展大数据分析工作,依照住建部《城建档案管理规定》、《建设工程文件归档规范》、《电子文件归档与管理规范》和《湖南省档案管理条例》制定本规定。 

    第二条 本《规定》适用于常德市行政区域内新建、扩建、改建的建筑物、构筑物工程（含房屋建筑工程、市政基础设施工程、园林工程、水利工程、各专业地上地下管线等工程），其他建设项目参照执行。

    第三条  本规定所称建设工程电子文件（以下简称电子文件）是指建设项目在建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体的文字、图表、图像、音频、视频等，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

本规定所称建设工程电子档案（以下简称电子档案）是指工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。

    第四条  本规定所称参建单位是指：建设、施工、监理、设计、地勘、检测等单位。

第二章 基本规定

    第四条 城建档案馆建设的城建档案信息化管理平台(以下简称管理平台)应符合国家档案局《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》的要求。

    第五条  在本行政区域内，建设工程电子档案编制、归档、移交与业务指导工作在管理平台内采用在线方式完成。

    第六条  建设单位是电子文件编制、归档与档案移交的责任主体，并对其电子档案的真实性、完整性负责。进行电子文件归档、移交工作时应遵守下例规定:

    一、工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围,工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。

    二、在签订工程招标、勘察、设计、施工、监理合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容。

    三、应对各参建单位的建设项目电子文件归档工作进行检查、指导,在竣工验收前按合同要求组织验收,出具验收意见。

    四、应组织其它各参建单位实施电子签章、签名。

    五、应在建设工程电子档案移交城建档馆前组织自查。

    六、应当于建设工程竣工备案前，向城建档案馆移交一套符合规定的电子、纸质、声像档案（不包括建设工程竣工验收备案表）。

    第八条 各参建单位采用的电子签章、签名的技术手段，应当符合《中华人民共和国电子签章条例》的规定。

    第九条  建设单位在移交电子档案时，具有电子签章、签名的电子文件城建档案馆只接收电子档案，扫描文件执行纸质和电子档案双套制。

第三章  建设工程电子文件归档要求

    第十条  电子文件归档在管理平台内完成时，不具备管理平台内编制条件的工程文件应及时用原件扫描归档。

    第十一条  建设单位首次登陆管理平台（www.cdcjda.net）时应如实填报单位信息进行注册，申请建设单位城建档案管理帐号。

    建设工程立项后，由建设单位登陆管理平台进行建设工程项目登记,按项目规则分配各参建单位帐号,必须要求各参建单位如实填报相关信息。具体操作按管理平台内置操作说明进行。

    第十二条  建设单位及参建单位在填报、归档电子文件时应遵守下列规定:

    一、工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等规定。

    二、工程文件的内容必须真实、完整并与工程进度同步。

    三、工程电子文件签章、签名手续完备、符合相关要求。

    四、扫描的电子文件内容应与纸质文件原件相符，且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页，并按要求著录扫件内的基础数据。

    第十三条  建设单位及参建单位在系统填报声像资料时应遵守下列规定:

    一、所有照片和录像必须真实、完整、清晰、有效。

    二、项目著录、照片文字说明必须按管理平台内相应表格填写归档，具体操作方法按管理平台内置操作说明进行。

    三、归档范围和内容依据《常德市建设工程档案编制与报送规定》附录I，附录J，附录K具体内容归档整理。

    四、照片主要用于记录原址原貌、施工环节现场、会议、领导视察、竣工后新貌等场景,应以JPEG格式存储，不小于300KB，不低于800万像素。其中，原址原貌照片和竣工后新貌照片需有不同拍摄角度的全景照片，形成鲜明新旧对比，不低于1200万像素，不小于2M，上传过程中不能压缩大小等；与工程施工进度同步上传至管理平台相应位置归档。

    五、录像主要用于记录重要的施工环节(如设计变更施工、重大问题处理、原材料、隐蔽部位施工、新工艺新材料施工过程等现场)、会议、领导视察等现场,应当使用分辨率在720P以上的数码摄像机拍摄，采用MPEG或AVI格式，应将视频剪辑整理后刻入DVD光盘，并详细标注文字信息，整理目录，与其它纸质资料同时移交。

    六、录音主要用于记录评审性会议、决策性会议、现场监督讲评、验收讲评总结等。

    七、照片、录像的数量以能够全面反映建设工程施工过程和成果为准,摄制工作应使用专业器材，由专业人员操作。

    八、专题片应符合下列要求:

    1、以正面宣传、展示工程建设成果和城市建设发展轨迹为主。

    2、内容应包括工程概况、原貌与新貌对比、建设过程、重大事宜介绍等。

    3、技术上要进行专业的后期编辑，包括专业配音、字幕、背景音乐，解说等，并保证画面高清连贯，声音清晰标准；片长不少于10分钟，刻录DVD光盘，编辑相应文字标签。

    4、应与纸质资料同时移交。建设项目建筑面积小于5万平方米的房屋建筑工程、投资小于2000万的市政公用设施建设工程可以不编辑专题片。

    第十四条  电子档案立卷原则上按系统规则自动立卷,但有明显错误的必须改为手动立卷,具体操作按城建档案信息化管理平台内置操作说明进行,遵守下列规定:

    一、立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管与利用。

    二、文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。案卷厚度控制在180-200页。

    三、图纸应按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。图纸电子卷组卷按纸质图纸折叠要求，其厚度不超过20mm。

    四、当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应放在前面，图纸放在后面。

    五、责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”字代替。

    六、文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。

    七、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

    八、编制单位应填写卷内文件的形成单位或主要责任者。

    九、起止日期应填写案卷内全部文件形成起止日期。

    第十五条 建设单位应根据建设工程特性确定电子档案的保管期限与密级。保管期限分为永久保管、长期保管、短期保管三类，密级分为绝密、机密、秘密三个密级，当同一案卷内有不同保管期限与密级的文件时，应以最长保管期限与高密级为本卷的保管期限与密级。

    第十六条  建设单位移交自查应遵守下列规定:

    一、自查工作应有专人负责,项目负责人为第一责任人,资料员为直接责任人。

    二、应查验工程档案真实性、完整性。

    三、电子签章、签名手续完备，扫描文件符合规定要求。

    四、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求。图面整洁，盖有竣工图章，签名手续完备。

    五、自查完成后应编制档案目录清单、缺失文件说明、形成自查报告，相关责任人签名盖章。建设单位对参建单位自查合格的工程资料应出具工程资料移交证明。

    第十七条  建设工程电子文件归档过程中业务咨询与指导应遵守下列规定:

    一、业务咨询与指导在管理平台在线系统内进行。

    二、业务咨询与指导内容系统将自动记录，附同电子文件留存,严禁谈论与业务无关的内容。

    三、业务指导人员应全面理解和掌握国家有关法律、法规、规范和标准。

    四、城建档案馆与建设单位签订建设工程档案移交责任书时，应告知工程档案移交的有关要求。

第四章  建设工程电子档案移交要求

    第十八条  建设工程档案移交应符合下列条件:

    一、建设单位按合同要求完成验收与档案移交自查程序并合格,验收与自查相关资料完备。

    二、电子文件按平台规则编制与归档，扫描文件规范,电子签章、签名手续完备。

    三、竣工图均应加盖竣工图章、签字手续完备。

    四、按第十四条规定完成电子文件立卷并符合要求。

    五、城建档案馆完成电子档案在线验收程序后应及时向建设单位发送“合格”的信息。

    第十九条  电子档案移交按下列程序执行:

    一、建设单位在城建档案信息化管理平台上提交移交申请。

    二、城建档案馆接到申请后，在1个工作日内回复告知移交日期。

    三、建设单位按时将纸质档案与视频、专题片、录音资料报送至城建档案馆。

    四、城建档案馆接收后3个工作日内完成验收审核并在线出具验收审核意见,不合格的限期在10个工作日内进行完善,合格的在线告知。同时，在线资料锁定不能进行任何修改。

    五、对合格的资料，建设单位应在24小时内下载进行备份,24小时后系统将自动摆渡进市城建档案信息化管理平台离线系统,在线资料撤销，同时在线向建设单位发移档案移交证明。

第五章  工作要求

    第二十条  各县市（区）城建档案馆统一使用城建档案信息化管理平台,按统一标准与规范进行操作，电子档案统一归档于市城建档案数据中心，并进行异地备份。

    第二十一条  城建档案归档与移交工作按分级管理原则进行，各县市（区）城建档案馆负责本辖区内建设单位注册、项目登记、业务指导、移交验收等工作。

    第二十二条  各县市（区）城建档案馆移交验收工作完成后，应在24小时内下载备份，24小时后系统将自动摆渡进市城建档案信息化管理平台离线系统。同时，市城建档案馆出具电子档案接收证明。

    第二十三条  各县市（区）城建档案馆应配备专用离线查阅电脑，及时将辖区内的城建档案备份在该电脑。

第六章 附则

    第二十四条  市城区2019年2月1日起开放建设单位注册与建设项目登记 ,2019年3月1日起资料移交按本规定执行。

    第二十五条 各县市（区）按照市主管部门制定的程序、标准、规范执行,电子档案进入市城建档案数据库,于2019年6月1日起资料移交按本规定执行,实现全市城建档案一体化。

    第二十六条 本规定在具体应用中的问题由常德市住房和城乡建设局负责解释。